¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación en la empresa?
Conservación de la documentación en la empresa
Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral…
En su empresa a diario se crean o se reciben diferentes tipos de documentos: facturas, contratos, nóminas, libros de contabilidad… Muchos de ellos deben ser conservados por imposición legal. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos. El Código de Comercio, las normas fiscales y laborales, la regulación específica sobre el blanqueo de capitales, sobre protección de datos o subvenciones establecen las condiciones de custodia de cada tipo de documento. Veamos cuáles son:
Según el Código de Comercio
El artículo 30 del Código de Comercio establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (el mayor, los registros de IVA o IGIC, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.
Otros plazos
Hay otros documentos que, aunque no tengan plazo específico de custodia legal, es recomendable guardar. Por ejemplo, los referidos a:
- Préstamos: hasta que sean devueltos.
- Garantías: hasta que se hayan cancelado.
- Bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA o IGIC (puede llegar a los 9 años).
- Bases Imponibles Negativas: hasta pasados 4 años desde su compensación.
La documentación a conservar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto a la forma de mantenimiento, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.
Según normativa tributaria
Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de 4 años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Este es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión.
Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social
El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de 3 años, mientras que las relacionadas con la Seguridad Social prescriben a los 5 años. (art. 4 RD 5/2000)
Infracciones con la Seguridad Social 4 años y relacionada con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales 5 años.
Según el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
La obligación genérica de conservación se establece durante un plazo de 10 años.
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